Отличная книга Кэрри Глисона «Работай меньше, успевай больше» (в основном, но и не только) для белых воротничков по самоорганизации, тайм-менеджменту и расхламлению своей работы и жизни.

  • Маст рид для тех, у кого вечно кипа бумаг на столе, под столом, в руках и в шкафах.
  • Маст рид для тех, кто сталкивается с огромным потоком входящей информации и хочет повысить свою продуктивность.
  • Маст рид для тех, кто устал от постоянного переключения между важными и архиважными делами.
  • Маст рид для тех, кто хочет разграничить работу и личную жизнь и приходить домой вовремя.
  • Ну и для тех, кто просто хочет тотально оптимизировать свою жизнь.

Книга Кэрри Глисона «Работай меньше, успевай больше» расскажет, как правильно организовать свой рабочий процесс — от организации рабочего пространства на офисном столе до проведения совещаний, расскажет, как планировать драгоценное время и доводить все дела до конца, а также позволит овладеть высоким уровнем самоорганизации и быть всем таким, ну оочень эффективным и результативным.

Книга имеет логичную, упорядоченную структуру — сначала идут конкретные примеры, потом — информация и рекомендации, в конце каждой главы — четкие выводы. Содержится большое количество легко применимых рекомендаций, примеров из реальной жизни, много разнообразных чек-листов учета времени, схем организации дел, планирования. В результате чего книжка быстро читается и легко усваивается. Однако подкачал небрежный перевод некоторых терминов, но потерпеть можно.

Некоторые его советы кажутся, на первый взгляд, банальными — всегда содержать рабочее место в чистоте и порядке, сортировать документы, выбрасывать лишнее, правильно пользоваться электронной почтой и т.п. Однако именно такая важность элементарных основ напрямую влияет на эффективность труда, выполнение поручений в срок и т.п.

Вовсе не важно, какой совет в книге может показаться очевидным и элементарным, простым или сложно выполнимым, имеет значение только одно — применяете вы его или не применяете. Ведь есть большая разница между «знать» и «применять».

Основная мысль книги — «сделай это сразу». Казалось бы, ничего нового, всё очевидно. Но, прочитав эту книгу, становится ясной вся мощь этого простого принципа. Сложно поменять всю систему сразу, но автор и не настаивает: «Всего одна новая привычка» — это уже большой шаг.

«Секрет каждого успешного человека заключается в том,
что он выработал привычку делать то,
что так не любят делать неудачники».
Альберт Грей

В основе книги лежит Программа персональной эффективности (PEP, Personal Efficiency Program), которую Глисон разработал и внедрил во многих крупных зарубежных фирмах. Идея программы PEP до боли проста и эффективна. Ведь все, что от Вас требуется — это перестать откладывать дела и выполнять их сразу же!

Самая распространенная ошибка, которую люди допускают при выполнении работы, — откладывают на потом дела, которые им не нравится делать. Большинство из нас неосознанно склонны к этому. Откладывать на потом — это плохая привычка.

Автор убедительно доказывает, что задача, которая отложена на потом, создает дополнительную работу. По его словам, люди чаще всего откладывают те дела, которые приносят им минимум удовольствия. Это вполне логично. Но такие дела присутствуют на каждом шагу. И, как бы вам ни хотелось, все равно придется их выполнять.
Но ведь даже самые неинтересные рутинные задачи можно превратить в привычку (такую же, как умывание или чистка зубов два раза в день). И тогда выполнять такие задачи станет намного проще и легче.

9 лайфхаков для прокрастинатора:

1. Браться за любое дело только один раз!

Взяли в руки документ? Сразу же разберитесь с ним, ведь вернувшись к нему через месяц, Вам придется опять вспоминать, о чем там говорится, и тратить время на его изучение.

Бессмысленное перечитывание всего, что лежит у вас на столе или в почтовом ящике, без каких-либо действий ничего вам не даст. Ответьте на письмо сразу, как только прочли (сделай это сразу же!) — и вы сэкономите время, сохраните клиента и выполните задачу, которая в противном случае помешала бы вам заняться более важными делами.

2. Сосредотачиваться на одном деле, которым занимаетесь

Да, да, наш мозг способен хранить до 1000 важных задач. Но не надо думать об оставшихся 999 проблемах в то время, когда вы решаете конкретную задачу.

Думайте только о том, что находится здесь и сейчас, прямо перед вами.
Это так просто — поэтому люди и не делают этого.
Генри Миллер

Бывает так, что именно срочность одних дел служит прекрасным поводом не заниматься другими, не менее срочными делами. Расстановка приоритетов означает, что «второстепенные» задачи откладываются на потом и могут вообще остаться нерешенными.

Лучший способ устранить чрезмерную рабочую нагрузку — избавиться от всех тех мелких дел, которые заставляют вас чувствовать себя перегруженными и отвлекают внимание от действительно важных задач. Займитесь их решением. Составьте полный список, выделите время, на протяжении которого вас ничто и никто не будет прерывать, и решите все одним махом.

3. Решать задачу до того, как она превратится в проблему

При несвоевременном выполнении несрочное дело, как назло, превращается в мегасрочное. Появилось дело? Сразу приступайте к его реализации.
Выработайте привычку решать такие вопросы сразу же — и вы устраните проблемы, пока они еще не переросли в серьезный кризис, способный отнять у вас массу времени и сил. В итоге у вас появится больше времени на решение действительно важных вопросов.

4. Сокращать число перерывов

Отрываться от решения задачи можно лишь тогда, когда это выгодно и уместно (например, когда нужно ответить на срочный вопрос приоритетного клиента).
Если хотите избежать прерываний в работе, выполните те задачи, которые имеют к ним непосредственное отношение. Это позволит вам уделять больше времени работе и тратить меньше времени на объяснения, почему вы ее не сделали.

Создайте себе репутацию человека, всегда все делающего вовремя, — и еще больше сократите количество прерываний, избавившись от надоедливых запросов о предоставлении промежуточных отчетов о ходе выполнения работы.

5. Поддерживать рабочее место в порядке

Не копите бумаги и электронные документы, а разбирайтесь с ними по мере поступления. Чтобы правильно организовать рабочий процесс, начните с оптимизации существующей системы хранения информации.


Распределите входящую почту по датам и, начиная с самых старых, выполните с каждым письмом следующие действия:

  • если вы можете ответить на электронное письмо, и это займет всего несколько минут, — сделайте это сразу же;
  • если работу с письмом можно поручить кому-то другому, сделайте это сразу же;
  • если работа с письмом требует некоторого времени, внесите соответствующий пункт в список задач.

Глисон настоятельно рекомендует отключить в почте систему уведомлений и проверять почту в строго определенные часы и не чаще 3–4 раз в день. Он убежден, что каждое новое письмо отвлекает от выполнения предыдущего задания, заставляет переключаться на более срочные вопросы, хотя сам формат общения по электронной почте не подразумевает, что от тебя ждут немедленного ответа — для этого звонят по телефону.

Подобно поступите и со всеми окружающими вас бумагами! Стол должен быть полностью очищен от бумаг, а сами бумаги разложены так, чтобы вам было легко находить нужные. Электронные документы тоже должны быть упорядочены, а ящик входящей почты пуст. Все, что необходимо сделать, должно быть внесено в список задач. Благодаря такой организации персонального рабочего процесса вам будет гораздо легче сразу же приступать к делу.

Просмотрите все ваши рабочие процессы, с которыми вам приходится сталкиваться ежедневно. После этого вам необходимо будет проанализировать, какие из них можно сгруппировать — например, оплата счетов, чтение новой информации, работа с почтой, телефонные разговоры, текущая работа с документами, деловые встречи, контроль качества выполнения работы и любые другие рутинные процессы. Нужно сгруппировать их и выполнять в отведенное для этого время, чтобы работа проходила быстрее и эффективнее.

6. Думать о том, что вам надо сделать, а не о том, что вы не успели выполнить

“Ничто так не утомляет, как постоянное давление незавершенных дел”.
Уильям Джеймс

По мнению психологов, если человек действует с мыслями о будущем, отталкиваясь от настоящего момента, он является ментально здоровым. Неудивительно, что мы чувствуем себя немного не в себе, если на нас давит груз незавершенных дел.
Все, что побуждает вас действовать с мыслями о будущем, отталкиваясь от настоящего, приносит гораздо больше пользы, чем то, что постоянно возвращает в прошлое.

Также проанализируйте, как и куда вы расходуете свое время. Если вы никогда этого не делали, результат может вас удивить. Для того, чтобы точно определить, на что вы его тратите, ведите журнал учета времени. Это поможет вам понять, что именно, когда и сколько времени вы делаете, и позволит найти способ оптимизировать свою работу.

Лучший способ преодолеть информационную перегрузку — не допускать в свою систему ту информацию и задачи, которые не представляют для вас особой ценности. И то и другое мешает вам эффективно справляться со своими обязанностями. Фильтруйте входящую информацию.

7. Не переживать

Боясь что-то не успеть или выполнить неправильно, вы лишь ухудшаете ситуацию.

«Страх перед выполнением задачи отнимает больше времени,
чем ее выполнение само по себе».
Рита Эмметт

Самое худшее, чем может обернуться для вас привычка откладывать дела на потом, — это ваше психическое и эмоциональное состояние. Почти все люди склонны откладывать не очень приятные дела.

Проблему еще больше усугубляет тот факт, что многие из любителей откладывать дела на потом не только не выполняют поставленную задачу, но еще и постоянно мучаются тем, что не сделали свою работу. Такое беспокойство отнимает у них больше времени, чем может показаться на первый взгляд. В результате им гораздо труднее предпринять что-то для решения проблемы.

Вспомните о тех проблемах, с которыми вам приходилось сталкиваться в прошлом. Разве беспокойство помогло их решить? Нет. Это произошло только в результате ваших действий.

Большинство из нас склонны преувеличивать масштабы неприятной задачи. Мы просто боимся браться за нее, поэтому и откладываем. Смело смотрите в лицо неприятным задачам и приступайте к их решению сразу же.

8. Верить в свои силы

Не откладывайте дела из-за того, что они слишком сложные или непонятные.
Откладывание дел на потом неизбежно снижает самооценку человека, что приводит к утрате оптимизма, ощущения счастья и творческой энергии.

Людям, которые страдают хронической привычкой откладывать дела на потом и ничего не предпринимают, чтобы преодолеть ее, становится все труднее не только добиваться своих личных целей, но и даже формулировать их. Склонность откладывать дела до лучших времен и искать какие-то оправдания этому приводит к накоплению негативных эмоций, которые не всегда заметны.

Придерживаясь принципа «Сделай это сразу же», решая неприятные задачи в первую очередь и выполняя трудную работу шаг за шагом, вы избавите себя от стресса и тревоги, станете более уверенными в себе и повысите свое самоуважение.

9. Действовать решительно

Как говорил Теодор Рузвельт: «В момент принятия решения самое лучшее, что можно сделать, — это принять верное решение. Самое худшее, что можно сделать, — это бездействовать».

Главный принцип «Сделай это сразу же», который проходит красной нитью через всю книгу, очень прост и вместе с тем гениален. Автор не требует усвоить десятки навыков, а предлагает освоить только один. Такая простая идея сначала удивляет, так как не верится, что только один навык может дать взрывной рост вашей эффективности, а потом вдохновляет потому, что если это всего на всего один навык, то не составит особого труда его освоить.

comments powered by HyperComments
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (3 голосов, среднее: 5,00 из 5)
Загрузка...